Для пользователя

Руководство пользователя

 InsCom

Версия  4.4 

LIFE & GENERAL INSURANCE

В данном руководстве описан порядок работы и принципы организации информационной системы InsuranceCompany (далее InsCom, система).

Материалы предназначены для пользователей InsCom. Можно использовать для предварительного знакомства с InsCom.

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

ü  Вступление

ü  Функциональная схема InsCom

ü  Модули InsCom

ВСТУПЛЕНИЕ

Интегрированная информационная система  для страховых компаний InsCom (далее InsCom, система) автоматизирует деятельность страховой компании и поддерживает полный цикл процесса обработки информации по всем видам страхования. Что получает страховая компания:

Руководство:

§  Показатели деятельности в режиме on-line;

§  данные в любом разрезе;

§  данные в наглядной форме.

Менеджеры:

§  Автоматическое создание отчетов;

§  контроль страхования;

§  эффективный анализ и управление рисками;

§  управление заданиями;

§  планирование деятельности.

Операторы:

§  Учет информации в общей базе данных;

§  расчет необходимых показателей при вводе;

§  контроль данных при вводе;

§  автоматическое изготовление полисов и других документов;

§  эффективный поиск информации.

Коллективная работа, управление заданиями:

§  Качественно новый уровень менеджмента;

§  оптимизация и описание учета;

§  количественная и качественная оценка бизнес-процессов процессов;

§  уменьшение затрат на ведение дела;

§  работа офисов страховщика с центральной базой данных в режиме on-line и off-line.

CRM. Менеджмент  клиентов:

§  Реализация CRM-стратегии - эффективной технологии обслуживания клиентов;

§  эффективные механизмы скидок, надбавок и контроля (бонус-малус);

§  отслеживание и использование страховой истории клиента;

§  продукты с гибкой комбинацией рисков.

Информационная система InsCom осуществляет учет страховой информации в единой информационной среде по всем видам общего страхования (General Insurance, далее GI) и страхования жизни (Life Insurance, далее LI).

Страховая информация представлена в максимально детализированном виде. При работе с данными нет практических ограничений на использование математических методов обработки, методов доступа к данным, объемам данных, количеству пользователей.

Использование информационной системы позволяет организовать эффективный менеджмент на всех уровнях страховой компании – от руководства до операторов по обслуживанию клиентов.

 

(!) Необходимые условия для централизованного учета страховой информации в общей базе данных:

(!)     Контроль настроек InsCom и процедур расчета данных (требования к администраторам).

(!)     Соблюдение правил учета в рамках компании (требование к методологам).

(!)    Полный, своевременный и достоверный ввод данных, контроль расчетных данных на интерфейсах ввода (требования к операторам).

РУКОВОДСТВО ОПЕРАТОРА

Ввод данных

§  Ввод всех выданных бланков.

§  Ввод всех полисов прямого страхования.

§  Ввод всех договоров входящего и исходящего перестрахования.

§  Ввод всех данных по урегулированию убытков.

§  Ежедневный ввод (импорт) банковской выписки. Экспорт данных в бухгалтерскую программу.

§  Ежедневная связь платежей банковской выписки с полисами.

§  Связь выплат банковской выписки с выплатами InsCom.

Контроль данных

§  Контроль опции договора «Вступление в силу». Определяет правило вступления договора в силу, влияет на автоматический расчет даты вступления в силу, исходя из которой рассчитывается отчетный период начисления премий (Стандартная форма – кнопка «Опции»).

§  Контроль опции договора «Метод начисления премий для бухгалтерии». Определяет алгоритм, исходя из которого рассчитывается отчетный период начисления премий. (Стандартная форма, кнопка «Опции»).

§  Контроль даты вступления в силу полиса. Стандартная форма, первая вкладка, поле «Дата начала покрытия». (Стандартная форма – вкладка «Дополнительно», кнопка «Платежи, объекты»).

§  Контроль кода отчетного периода платежей. Содержит код отчетного периода – месяц, в котором начислен платеж (Стандартная форма, вкладка «Платежи», поле «Код отчетного периода»).

§  Контроль кода отчетного периода полиса (может не использоваться). Содержит код отчетного периода – месяц, в котором полис попадает в отчеты, работающими по данному полю (Стандартная форма, вкладка «Дополнительно», поле «Код отчетного периода»).

§  Контроль разбивки платежей по объектам-рискам. Содержит разбивку каждого платежа по объектам, рискам, видам страхования. Стандартная форма, вкладка «Платежи», поле «Код отчетного периода» (Стандартная форма – вкладка «Дополнительно», кнопка «Платежи, объекты»).

Соблюдение правил учета данных

§  При работе филиалов в режиме off-line - соблюдение правил формирования данных в филиалах и правил информационного обмена с центральным офисом.

§  Четкое ведение общего реестра клиентов, минимизация дублей клиентов.

МОДУЛИ INSCOM

Модули отображаются на главной форме  InsCom в виде кнопок. Каждый модуль системы позволяет выполнять присущие ему функции. В каждом модуле доступны функции главного меню.

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СХЕМА INSCOM

Процесс учета страховой информации состоит из взаимосвязанных функциональных блоков, которые приведены на схеме.


ОПИСАНИЕ ИНТЕРФЕЙСА

ü  Модули InsCom

ü  Интерфейс InsCom

ü  Формы поиска данных

ü  Форма редактирования данных

ü  Ввод кодов из справочников

ü  Знак % на формах поиска

ü  Горячие клавиши

ИНТЕРФЕЙС INSCOM

Интерфейс Windows-ориентированный, использует стандартные элементы управления (Рис. 1.  Стандартные элементы управления Windows).

В интерфейсе системы существуют свои особенности. Они обусловлены:

§  Необходимостью работы с большими массивами данных.

§  Общими правилами учета.

§  Возможностью работы по низкоскоростным каналам.

§  Защитой данных.

При этом используются:

§  Специальные механизмы поиска данных.

§  Организационно-технические мероприятия  по ограничению загрузки сети.

В режиме “обучение” (главное меню | сервис | обучение) можно вводить тестовые данные с использованием всех стандартных для системы элементов (Рис. 2 Форма обучения).

Интерфейс системы интуитивно понятен и стандартизирован, а конфигуратор настраивает в каждом режиме:

Поля для ввода – поля, которые помещаются на форме.

Обязательные поля для ввода – поля, рамка которых в режиме редактирования меняет цвет.

Индивидуальная помощь – кнопка “?” на форме, при нажатии на которую предоставляется контекстная справка.

Существует система контроля введенных данных. В формах ввода необходимо заполнять поля в порядке их расположения на экране.

ФОРМЫ ПОИСКА ДАННЫХ

Формы поиска данных предназначены для поиска данных по различным критериям и отображении их в виде списков (Рис. 3  Форма поиска). Формы содержат:

§  в верхней части – поля, в которых задаются  критерии поиска;

§  в  нижней части – область, в которой отображаются отобранные данные.

Данные можно отбирать по комбинации критериев. Данные всегда отображаются только после нажатия кнопки Обновление. Последовательность действий:

§  Задать одних или несколько критериев поиска;

§  нажать кнопку Обновление данных.

Будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.

Существует программное ограничение количества записей в поиске: максимальное количество записей, которые отображаются, указано в нижней части экрана в поле Максимальное количество записей (может настраиваться индивидуально для пользователей). Такое ограничение является необходимым условием для эффективного использования ресурсов компьютерной сети. Можно указать в поле максимальное "количество записей" другое значение. Работу необходимо организовать таким образом, чтобы не было необходимости изменения этого показателя.

При необходимости копирования отобранных данных необходимо на любом поле нажать правую кнопку мыши, перевести форму в режим таблицы, выделить необходимый фрагмент и скопировать его через буфер обмена.

Для отображения записи во весь экран для редактирования используются формы редактирования данных (описаны ниже).

Для быстрой очистки всех полей условий поиска - кнопка Очистка.

Кнопка Общие показатели по условиям поиска позволяет получить количество записей по условиям поиска и другие настроенные показатели.

(!) Расчет показателей осуществляется по всей базе данных в соответствии с условиями поиска без учета ограничений количества записей на форме.

Кнопка Сохраненные фильтры для формы позволяет использовать заранее настроенные условия отбора данных. При создании нового фильтра можно добавить текущие условия отбора из формы, написать условие вручную или скопировать фильтр другого пользователя. Один из фильтров можно сделать «по умолчанию» - он будет применяться при открытии формы.

ФОРМА РЕДАКТИРОВАНИЯ ДАННЫХ

Для просмотра, ввода и редактирования данных используется Форма редактирования (Рис. 4 Форма редактирования). Форма имеет два режима:

§  Просмотр;

§  редактирование.

Открывается форма всегда в режиме просмотра. Любые изменения данных возможны только в режиме редактирования нажатием кнопки Просмотр/Редактирование в верхней части экрана. Возвращение в режим просмотра данных осуществляется с помощью этой же кнопки. Для завершения редактирования используется один из трех способов:

§  переход в режим просмотра;

§  выход из формы с помощью кнопки Выход из формы;

§  нажатие на кнопку Добавить новую запись.

Если на форме редактирования присутствует табличная подчиненная форма (далее подформа), которая может содержать  несколько записей, связанных с основными  данными, то для удаления записи нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + «минус».

При выходе из формы редактирования данных в форму поиска для просмотра данных с учетом последних изменений необходимо нажать на кнопку Обновление данных. Без нажатия на эту кнопку обновление данных в форме поиска не происходит.

ВВОД КОДОВ ИЗ СПРАВОЧНИКОВ

При вводе данных встречаются поля, содержащие коды (Рис. 3, Ввод кода из выпадающего списка. Рис. 5, Ввод кода из справочника). Для возможности ввода кода в такое поле используются один из трех режимов:

§  ввод кода в поле с помощью клавиатуры;

§  выбор из выпадающего списка;

§  с помощью кнопки вызова справочника.

Ввод с помощью клавиатуры наиболее быстрый. Ввод из выпадающего списка осуществляется нажатием кнопки в правой части поля, или с помощью клавиатуры, используя комбинацию Alt + “стрелка вниз”.

В случае больших списков  вместо использования выпадающего списка используется специальная кнопка вызова справочника. После ввода фрагмента поиска в поле Поиск. Формы справочника и нажатия кнопки “!” будет осуществляться поиск записей, содержащих фрагмент в коде или в названии. Поиск осуществляется с начала строки (с начала названия или с начала кода). В нижней части формы справочника отображаются текущее значение с его расшифровкой.

Для выбора необходимого кода нужно нажать кнопку Запомнить код у левого края необходимой строки.

При необходимости можно использовать поиск в полном справочнике, предоставляющем большие возможности для поиска. Вызов осуществляется нажатием кнопки в верхней части формы Поиск в полном справочнике.

ЗНАК % НА ФОРМАХ ПОИСКА

Поля, задающие критерии поиска на форме поиска, могут иметь перед собой “%” (Рис. 5.  % на формах). Это означает, что поиск будет осуществляться не по полному совпадению введенного критерия  поиска, а только по введенным данным с начала строки. Например, если ввести в такое поле одну букву “и”, то Вы получите выборку данных, которые начинаются из буквы “и”.

Кроме того, в таких полях можно использовать критерий поиска со специальными символами: “%” и “_”. “ %” - любая последовательность символов или их отсутствие, “_” - заменяет собою один и только один символ.

ГОРЯЧИЕ КЛАВИШИ

§  Escape -  отмена внесенных изменений в запись;

§  Alt + «стрелки вниз» - вызов выпадающего меню;

§  Ctrl+ «минус» удаление в табличных подформах, находящихся на форме редактирования;

§  Enter или Tab - переход по полям формы вперед;

§  Shift+Tab - переход по полям формы назад;

§  Alt + номер - выбор вкладки;

§  Shift + F9 - обновление содержимого табличной формы, на которой отсутствует кнопка  Обновление данных  “!”.

СЕРВИСНЫЕ РЕЖИМЫ

ü  Дневник

ü  Параметры пользователей

ü  Калькулятор валют

ü  Обучение

ü  Контакт

ü  Выполнить действие по форме

Сервисные режимы вызываются из главного меню

Дневник

Дневник предназначен для управления заданиями сотрудников. Задачи заносятся пользователями и отмечаются о выполнении вручную. Задачи могут привязываться к различным уровням, например к конкретному клиенту или к конкретному полису. Эти уровни можно задавать вручную, в оговоренных случаях они заполняются автоматически.

(!) При вызове Дневника в момент, когда открыта форма редактирования одного из перечисленных режимов, Задача привязывается к текущему уровню.

Дневник предназначен для постоянного использования – в нем заносятся все задачи для выполнения, назначается срок, дата выполнения и исполнитель. При необходимости передать задачу достаточно выбрать из выпадающего списка нового исполнителя.

Задача с просроченным сроком окрашивается красным цветом. В задаче можно указать типовую задачу. В этом случае может быть рассчитан норматив времени на выполнение.

Параметры пользователей

Оператор при работе с системой может назначить себе значения по умолчанию для некоторых параметров, используемых при вводе новых данных, запуске отчетов.

Можно изменить офис, и, находясь в одном офисе, вводить данные другого офиса.

Калькулятор валют

Форма служит для перерасчета из одной валюты в другую. Если в справочнике Курсы валют не указаны курсы на текущую дату - будет использован курс на ближайшую дату.

Обучение

Режим предназначен для овладения интерфейсом системы. Необходимо нажать кнопку Старт, заполнить все поля данными, которые отображаются в правой части формы, и нажать кнопку Стоп. Все формы системы выполнены в едином стандарте.

Контакт

Позволяет быстро зафиксировать факт контакта клиента со страховой компанией. В результате создается задача в дневнике с необходимыми параметрами. Есть возможность автоматической отправки сообщения исполнителю.

Выполнить действие по форме

Позволяет выполнить действия по данным открытой в данный момент формы – печать отчетов или групповые действия над данными.

КЛИЕНТЫ И ОБЪЕКТЫ

Ö       Учет клиентов в информационной системе.

Ö       Учет объектов.

Справочники клиентов и объектов вызываются из главного меню InsCom.

УЧЕТ КЛИЕНТОВ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

Один из основных принципов InsCom - централизованный учет клиентов.

История взаимодействия с клиентом (страховая история клиента) важна для страховщика, поэтому необходимо уделять большое внимание ведению реестра клиентов. Каждый клиент в системе имеет персональный код (в дальнейшем – код клиента).

Заносить данные по новому клиенту в систему необходимо только в том случае, если он отсутствует в системе, осуществив поиск клиента по различным критериям.

Ввод нового клиента в систему

Ввод в систему нового клиента (физического или юридического лица) осуществляется после нажатия кнопки Новый клиент - Физическое лицо или Новый клиент – Юридическое лицо.

Форма Справочник клиентов вызывается как из главного меню системы, так и при вводе кнопкой на форме.

Ввод в систему клиента - физического лица

Для ввода нового физического лица необходимо на форме Справочник клиентов нажать кнопку Новый клиент – физическое лицо. Клиенту автоматически присваивается код клиента.

При вводе нового клиента InsCom отслеживает дублирование. Рекомендуется вносить серию, номер паспорта и идентификационный код для возможности автоматического контроля дублей.

Код клиента можно указать вручную. При этом необходимо использовать только большие латинские буквы или цифры без пропусков.

Некоторые важные поля:

§  Принадлежность - организация физического лица;

§  Статус - работает работник на данное время в этой организации / не работает;

§  Посредник - право получать  и реализовывать бланки страховых полисов от страховщика.

Существует дополнительная форма с данными, открывающаяся кнопкой Дополнительные сведения. Поля Работает с, Уволен с, Подразделение рассматриваются относительно Принадлежности.

Кнопка Объекты в собственности показывает объекты, которыми владеет клиент. 

Из этого же окна вносятся новые объект для клиента. Для ввода нового объекта нужно предварительно указать группу объекта.

Ввод в систему клиента - юридического лица

Для ввода нового юридического лица используется кнопка Новый клиент – юридическое лицо.

Процедура ввода юридического лица похожа на процедуру ввода физического лица.

В поле короткое название юридического лица заносится только его название без формы собственности и без кавычек. Это обязательное условие для дальнейшего его поиска в справочнике. Организационно-правовая форма (ООО, АО, ЗАО) нужно вносить в поле форма собственности. (Например, для ООО  “Сервис” в поле короткое название записывают Сервис, а в поле форма собственности записывают ООО).

Ввод группы физических лиц

В случае нецелесообразности перечисления состава группы физических лиц, либо, когда нужно обеспечить быстрый ввод группы лиц с последующим созданием списка система может оперировать с группами физических лиц. Группы заносятся в справочник клиентов.

Для внесения новой группы физических лиц используется кнопка Новый клиент – группа физических лиц

(!) Группу можно использовать без перечисления ее членов.

УЧЕТ ОБЪЕКТОВ (GI)

Все застрахованные объекты в системе условно разделены на 9 групп с целью организации удобных форм ввода.

Как и в случае с клиентами вводить новый объект можно только в случае, если он отсутствует в справочнике. При вводе каждого нового объекта обязательно указывается его собственник (или собственники).

Вводить новый объект можно двумя способами:

§  из Карты клиента, нажав кнопку Объекты в собственности, или

§  из формы Поиск объектов.

В большинстве случаев следует выполнять ввод нового объекта из Карты клиента, поскольку это позволяет одновременно работать с клиентом и принадлежащими ему объектами. Если   же клиент имеет большое количество объектов в собственности, то работу с такими списками объектов целесообразно выполнять из формы поиска объектов. В этом случае вводить новый объект можно, нажав кнопку Новый объект уже на форме Справочник объектов. Следует помнить, что у одного объекта может быть несколько собственников. Их нужно учитывать, поскольку при страховании в форме ввода полиса отображаются только те объекты, которые принадлежат страхователю, или дополнительно указанным собственникам объектов в полисе.

Кнопка Отношения позволяет задать любые связи между клиентами и объектами.

Формы поиска клиентов и объектов вызываются не только из главного меню программы, а и с помощью кнопок, расположенных на формах ввода. При работе с формами ввода лучше использовать режимы поиска объектов и клиентов непосредственно из этих форм, а не использовать режимы главного меню Клиенты и Объекты.

РАЗДЕЛЕНИЕ ОБЪЕКТОВ НА ГРУППЫ (GI)

Все объекты условно разделенные на 9 групп:

1) Наземный транспортТранспортные средства, которые передвигаются по земле: мопеды, мотоколяски, автомобили, прицепы к автомобилям, поезда.

2) Грузы – Перевозимые грузы с указанием маршрута, типа упаковки  и  т.д.

3) Имущество - Имущество, которое стоит на месте, не является объектом перевозок, имеет определенное местоположение, адрес.

4) Договора - Соглашения, документы, которые определяют ответственность и обязательства. При страховании объектов этой группы страхуется ответственность.

5) Водный транспорт - Средства, которые передвигаются по воде и под водой.

6) Продовольствие - Продукты питания и полуфабрикаты в местах их хранения и реализации.

7) Сельскохозяйственные культуры - Растительные культуры, а также будущий урожай.

8) Животные – Домашние животные.

9) Воздушный и аэрокосмический транспорт - Техника, которая движется в воздухе или в космосе.


ПОЛИСЫ

Ö       Учет бланков полисов

Ö       Ввод полисов

Ö       Связь платежей из полиса

Ö       Печать полиса на бланк

Ö       Реестр диапазонов полисов

Ö       Поиск полисов

(!) Необходимо знать такие разделы: ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ, ОПИСАНИЕ ИНТЕРФЕЙСА, СЕРВИСНЫЕ РЕЖИМЫ, КЛИЕНТЫ И ОБЪЕКТЫ.

УЧЕТ БЛАНКОВ ПОЛИСОВ

Учет бланков

Учет бланков осуществляется в режиме Офис - УЧЕТ БЛАНКОВ ПОЛИСОВ.

Перед тем как заносить полисы в систему, необходимо зарегистрировать выданные бланки. Контроль типа бланков активируется автоматически, если занесен хотя бы один диапазон данного типа. После этого в систему не может быть занесен полис, номер которого не найден в активном диапазоне выданных бланков. Тип бланков уникален в рамках InsCom и может не совпадать с серией бланков полисов (она фиксируется отдельно).

Реализованы все операции с бланками:

§  получение бланков страховщиком от другого страховщика или из типографии (разовая операция);

§  передача бланков в рамках страховщика – подразделениям или агентам (многократно);

§  возврат бланков  (многократно).

В режиме регистрации бланков полисов фиксируются все операции с пустыми бланками.

(!) Учет утерянных, аннулированных, испорченных бланков осуществляется в режиме учета полисов.

В InsCom учитывается, где в данный момент находится бланк, кроме того, фиксируется вся история движения бланка.

Списание бланков происходит автоматически при вводе полисов.

Ввод нового диапазона бланков

Нажать кнопку Новый диапазон бланков и ввести диапазон.

Нажав кнопку Формирования акта приема-передачи можно распечатать Акт приемки-передачи по данному номеру документа и дате.

(!) После передачи всех необходимых диапазонов по одному документу можно распечатать и подписать акт передачи бланков.

Передача, возврат бланков

Нажать кнопку Передать бланки из диапазона напротив необходимого диапазона и заполнить данные.

Указанный диапазон списывается с ответственного лица и становится в системе неактивным, а новый собственник принимает на себя диапазон, который теперь будет иметь статус активного. Активный диапазон в системе – это банки, которые в данное время находится у ответственного лица, а неактивный – это бланки, которые ранее находились у ответственного лица.

При передаче бланков в другой офф-лайновый офис дальнейший учет этих бланков происходит в базе данных другого офиса.

ВВОД ПОЛИСОВ

Ввод общих условий полиса

Работа с полисами осуществляется в режиме Документы - ЗАЯВЛЕНИЯ / ПОЛИСЫ.

Заявление (Заявка) на страхование вносится так же, как и полис, но со статусом заявка. При этом она не будет фигурировать ни в одном отчете по полисам.

Для ввода полиса необходимо нажать кнопку Новый полис, заполнить или изменить поля в соответствии с последовательностью их расположения на экране.

Код страхователя вводится с помощью кнопки Справочник рядом с полем. В справочнике можно осуществить поиск по фрагменту названия или кода. Если страхователь отсутствует в справочнике, его нужно ввести, нажав кнопку Новый клиент -  физическое лицо, Новый клиент – юридическое лицо. После ввода нового клиента и нажатия кнопки Выход из формы, код страхователя будет автоматически подставлен в полис.

По кнопке Партнеры вводятся другие участники полиса кроме страхователя (указывается непосредственно на форме полиса), агента и застрахованных.

По кнопке Посредники вводятся все посредники по полису, кроме агента, которым полагается комиссия (указывается непосредственно на форме полиса).

Ввод застрахованных объектов и страховых сумм

Для ввода объекта необходимо выбрать группу нового объекта и нажать кнопку Справочник, которая находится слева от поля Код объекта. В справочнике отображаются объекты, которыми владеет страхователь (или которыми владеет собственник, введенный в форму Контрагенты).

 

(!) Выпадающий список групп объектов на вкладке объекты используется только для ввода новых объектов.

(!)  Объектами страхования в системе могут выступать как клиенты, так и объекты для GI или только клиенты для LI

Ввод рисков по объектам

Необходимо указать, по каким рискам будет застрахован каждый объект и тариф по каждому риску.

§  нажать кнопку Риски, при этом откроется окно Выбор рисков;

§  в верхней части этого окна указать, для всех объектов будут приняты риски, или только  для указанного объекта;

(!) Режим “для всех объектов” используется объектов одной группы.

§  переместить один или несколько рисков в окно Выбранные риски с помощью соответствующих кнопок;

§  указать страховую сумму, тариф, премии и режим распределения;

§  нажать кнопку Выбрать риски;

§  при необходимости повторить действия или нажать кнопку Выход для возвращения на форму полиса.

В результате формируется перечень рисков со страховыми суммами и премиями. После этого можно дополнительно корректировать премии, тарифы, страховую сумму.

Информацию по рискам можно пересматривать в двух режимах: все риски / по конкретному объекту.

Если для продукта настроен механизм расчета премий, то в форме «Выбор рисков» достаточно только выбрать риски, а, затем, в форме полиса нажать кнопку «Перерасчет по полису» - тарифы будут рассчитаны автоматически.

Ввод плана оплат. Связь платежей

План оплат можно внести вручную (указав суммы, даты поступлений) или выбрать типовой вариант в поле Периодичность платежей и нажав кнопку План оплат.

Поле Код отчетного периода указывает на отчетный период для налогообложения (месяц начисления). Рассчитывается автоматически в соответствии с параметрами полиса.

(!) Если первым событием является оплата, связь платежей необходимо осуществлять в хронологическом порядке.

 

(!) В закрытых отчетных периодах код отчетного периода не пересчитывается

В плане оплат платежи вносятся со статусом «плановый». После связи с платежами банковской выписки платежи будут приобретать статус «фактический».

Можно осуществить связь непосредственно из полиса - нажать кнопку Связь на плане оплат по полису. Платеж по полису станет фактическим, в поле Связь будет поставлена пометка.

(!) Каждый плановый платеж по полису нужно связывать с платежом банковской выписки.

По каждому платежу индивидуально можно откорректировать комиссию и дату ее начисления в соответствующих полях записи по платежу. Связь с бухгалтерией можно осуществить как непосредственно из полиса, так и в отдельном режиме в модуле Офис.

Завершение ввода полиса

Расчет параметров по полису может быть автоматизирован. В этом случае в процессе заполнения полиса можно заполнить только часть полей и нажать кнопку Перерасчет по полису. Остальные показатели (но только те, которые имеют значение “0” или “пусто”) будут рассчитаны автоматически. Процедура расчет  по каждому продукту настраивается индивидуально.

В IncCom существует функция защиты закрытых периодов, которая не позволяет вносить изменения в данные закрытых отчетных периодов.

Действия с полисом

С введенным и сохраненным полисом можно осуществлять перечень действий: удаление, печать, ввод нового полиса с помощью копирования текущего полиса, изменение условий. При печати полиса на бланк используется два варианта:

§  Печать данных системы на бланке;

§  слияние с файлом MS Word.

Для получения информации по полису в типовой форме можно использовать кнопку Печать карты полиса.

К полису можно прикрепить внешние файлы по кнопке Открыть папку с документами по полису.

Удалить полис можно с помощью кнопки Удаление записи.

(!) Если в полисе есть фактические платежи, полис перестрахован или по полису есть информация по урегулированию – полис не удалиться.

Реестр диапазонов полисов

Формирование реестра  диапазонов полисов

Реестр диапазонов полисов предназначен для учета укрупненной информации от подразделений компании, агентов о реализованных, испорченных, утерянных полисах. По записи реестра могут быть сформированы записи для дальнейшего учета. Записи реестра без формирования полисов в системе не учитываются при составлении отчетов,  если по записи не было выполнено формирования полисов.

Формирование полисов по записи реестра  диапазонов полисов

Формирование полисов по записи реестра приводит к созданию записи на каждый полис, который входит в указанный диапазон. Формирование полисов может облегчить выполнение рутинных работ, таких как списание испорченных, утерянных бланков, ввод массива однотипных полисов, которые имеют незначительные отличия и т.д. Формирование полисов является необходимым условием для полноценного учета зарегистрированных в реестре полисов.

Рекомендации

Если страхуются объекты и клиенты, которые отсутствуют в справочниках системы, то ввод нового страхователя или нового застрахованного осуществляется непосредственно в момент его ввода в полис.

После того как полис введен, можно приступать к вводу нового полиса, не выходя из формы, нажав кнопку Добавить новую запись или Дубль полиса.


АДДЕНДУМ

Ö       Поиск и просмотр полиса, по которому необходимо ввести аддендум

Ö       Регистрация аддендума и выбор варианта регистрации аддендума

Ö       Внесение изменений в соответствии с выбранным вариантом

Ö       Сохранение и закрытие данных от изменений

(!) Необходимо знать раздел ПОЛИСЫ

РЕГИСТРАЦИЯ АДДЕНДУМА

Регистрация изменений условий полиса (регистрация аддендума) используется при необходимости сохранения информации о версиях полиса с целью последующей обработки.

Регистрация нового аддендума и ввод основных данных

Регистрация аддендума состоит из этапов:

§  Поиск полиса, по которому необходимо ввести аддендум.

§  Открытие полиса на экране для визуального контроля.

§  Переход в режим ввода аддендума - нажатие кнопки Изменение условий на форме полиса (4-я вкладка).

§  Регистрация нового аддендума: в открывшемся окне Аддендумы нажать кнопку Регистрация нового аддендума, заполнить основные данные на форме.

§  Выбрать вариант регистрации аддендума в поле Вариант и нажать кнопку Изменить.

Далее вносятся изменения в соответствии с выбранным вариантом.

Варианты регистрации аддендума

Вариант 1: Изменение общих условий полиса

Допустимые изменения

Добавление посредника или контрагента, изменение комиссии, вывод посредника или контрагента из полиса (агент и общая комиссия по полису изменяется в Варианте 1).

Последовательность действий

На формах Посредники или Контрагенты откорректировать информацию в соответствии с последним состоянием: комиссию, добавить новых посредников и контрагентов, удалить лишних посредников и контрагентов (с помощью Ctrl/-).

На формах Посредники или Контрагенты будет отображено состояние в новой (последней) редакции.

Осуществить изменение данных в форме полиса. В результате форма полиса будет отображать состояние полиса в новой (последней) редакции. Предыдущее состояние будет зафиксировано в виде аддендумов.

Вариант 2: Изменение объектов и рисков

Допустимые изменения

§  Добавление объекта.

§  Изменение количества однотипных объектов.

§  Изменение страховой суммы по объекту.

§  Дополнение рисков по объекту.

§  Изменение страховой суммы или премии  по риску.

§  Вывод объекта.

§  Вывод рисков по объекту.

§  Изменение общих условий по полису.

Последовательность действий

Ввод новых объектов

Перейти к закладке Объекты формы ввода полиса, ввести объекты и риски на новый период действия полиса.

Изменение условий страхования объектов

Объекты и риски, застрахованные в новом периоде действия полиса, могут быть изменены, используя  введены как с закладки Объекты (стандартным способом), так и с использованием режима Изменение условий страхования объектов. Режим Изменение условий страхования объектов позволяет групповым способом перенести объекты, застрахованные в предыдущем периоде действия полиса в новый период. Для перехода к режиму Изменение условий страхования объектов следует вернуться к форме Аддендум (для аддендума, который описывает условия продления срока действия полиса), нажать клавишу Изменить. На форме Изменение условий страхования объектов:

§  Выбрать необходимый объект с помощью справочника (или отметить опцию Для всех объектов, при изменении условий страхования для всех объектов полиса).

§  Нажать клавишу Изменение условий.

Выполнить (при необходимости) редакцию других параметров полиса.

Перейти на вкладку Объекты и откорректировать информацию в соответствии с последним состоянием:  страховые суммы, премии, количество объектов. Добавить новые объекты и риски, удалить лишние объекты и риски (с помощью Ctrl/-). Объект удаляется только после удаления всех рисков по нему.

На вкладке Объекты теперь будет отображено состояние объектов и рисков в новой (последней) редакции.

При регистрации общих изменений по полису последовательность действий соответствует последовательности действий, описанных в варианте 1.

Сохранение и закрытие данных от изменений

Сохранение данных осуществляется с помощь перевода статуса аддендума в состояние зарегистрирован и выхода из режима редактирования. После этого редактирование данных заблокировано. При необходимости исправления редактирование может быть осуществлено администратором InsCom.

(!) Регистрация аддендумов усложняет учет, поэтому ее необходимо использовать лишь в случаях, когда это целесообразно.

Платежи по аддендуму

При вводе платежа в план платежей осуществляется автоматическая ссылка на последний номер аддендума. Таким образом, каждый платеж связан с аддендумом.

Просмотр состояния полиса на дату

По умолчанию данный режим отключен и используется для продуктов с многолетними полисами. При его активации (на уровне определения страхового продукта) форма полиса отображает состояние на текущую дату.

Ввод многолетних полисов

Многолетний полис – полис, срок действия которого более одного года. В таких полисах бывают случаи предопределенных изменений условий в последующих периодах. Данные изменения вносятся в InsCom в виде аддендумов с датами из будущих периодов.

Данный режим описан в электронной документации. Код в справке 4765.

Типовые аддендумы, вынесенные в отдельные режимы регистрации

Расторжение полиса

Режим расторжения полиса вынесен на отдельную кнопку Отмена, которая расположена на вкладке Дополнительно формы полиса.

При нажатии на данную кнопку необходимо заполнить данные открывшейся формы. Соответствующий аддендум по текущему полису будет сформирован автоматически.

Переоформление полиса

Режим переоформления полиса вынесен на отдельную кнопку Переоформление, которая расположена на вкладке Дополнительно формы полиса.

При нажатии на данную кнопку необходимо заполнить данные открывшейся формы. Соответствующий аддендум по текущему полису будет сформирован автоматически, так же автоматически будет создан новый полис, на который будут перенесены необходимые платежи.

 

ПЕРЕСТРАХОВАНИЕ И СОСТРАХОВАНИЕ

Ö       Принятое перестрахование

Ö       Переданное перестрахование. Ручной режим.

Ö       Переданное перестрахование. Автоматический режим.

Ö       Сострахование

(!) Необходимо знать раздел ПОЛИСЫ

Ввод данных по перестрахованию осуществляется аналогично вводу данных по полисам прямого страхования.

ПРИНЯТОЕ ПЕРЕСТРАХОВАНИЕ

Код продукта принятое перестрахование – 9977. Технология учета принятого перестрахования аналогична учету полисов прямого страхования, но дополнительно используются специфические для перестрахования поля.

 

(!) Все необходимые справочники должны быть заполнены: все риски, которые принимаются в перестрахование, введен страховщик, который передает риски.

При вводе объекта, принимаемого в перестрахование, можно назначить собственником страховщика, который передал риски по этому объекту.

 

(!) Необходимо регистрировать все принятые риски с указанием страховых сумм и премий – по этим данным создается отчетность в разрезе видов страхования.

ПЕРЕДАННОЕ ПЕРЕСТРАХОВАНИЕ

Код продукта переданное перестрахование – 9988. Передача в перестрахование может осуществляться в ручном и полуавтоматическом режиме.

На момент перестрахования должен быть введен полис прямого страхования, который может быть перестрахован со всеми данными (в т.ч. объектами и рисками).

(!) Передавать в перестрахование можно только то, что введено в InsCom

Ручной режим передачи в перестрахование

При заполнении полиса переданного перестрахования необходимо заполнить данные на вкладке Полис специфические для перестрахования данные. Страховщик, который принимает объекты в перестрахование, заполняется по кнопке Контрагенты.

 

(!) На момент регистрации должны быть заполнены  перестраховщики в реестре клиентов (ответственным за контрагентов).

На вкладке Объекты необходимо указать объекты, которые должны быть перестрахованы. По каждому объекту указывается серия и  номер оригинального полиса.

После этого нажать кнопку Риски. В нижней части экрана будет сформирован список всех рисков по этим объектам. Список передаваемых рисков можно откорректировать, удалив из списка ненужные риски с помощью Ctrl/-.

На вкладке Объекты существует кнопка Управление объектами. С ее помощью можно сделать выбор объектов при их большом их количестве, используя критерии отбора: наименование, группа объектов, покрытие, страховая сумма.

Получить информацию в удобном виде о том, как перестрахованы объекты можно, нажав кнопку Состояние объекта  на вкладке Объекты. Откроется форма (только на просмотр), с информацией в разрезах:

• по страховщикам;

• по объектам;

• по рискам (с указанием объектов).

На вкладке Платежи необходимо использовать статус Передан в перестрахование. На этой вкладке также можно сформировать план оплат в привязке к плану оплат оригинального договора, для чего нужно нажать кнопку Из договора страхования.

На вкладке объекты необходимо указать объекты (по каждому объекту указывается полис), которые должны быть перестрахованы.

Нажать кнопку Риски. В нижней части экрана будет сформирован список всех рисков по этим объектам. При необходимости его можно откорректировать - лишние риски нужно удалить из списка с помощью Ctrl/-.

Описание механизма переданного перестрахования (карточка перестрахования)

Для каждого факта перестрахования оригинального полиса или ретроцессии создаются свои условия перестрахования, которые в InsCom фиксируются в карточке. В карточке отображается все изменения, которые происходят с перестрахованием данного полиса.

Один полис может быть передан нескольким перестраховщикам. На каждый такой случай заводится отдельная карточка. В случае, если полис передается одному перестраховщику несколько раз с разными условиями перестрахования, то только в таком случае необходимо заводить несколько карточек перестрахования с этим перестраховщиком. Отдельные карточки не заводятся на каждое перечисления премий перестраховщику. Данная информация накапливается в одной карточке, но относится к различным бордеро.

Документ по которому выполняется перечисления премий и передается информация о условиях перестрахования создается в отдельном интерфейсе ввода бордеро или ковер нота.

На интерфейсе ввода карточки возможно указать номер первого бордеро (ковернота), когда была передана первый раз информация перестраховщику по этой карточке.

Передачу всей последующей информации можно посмотреть на вкладке платежи, где в основание платежа прописывается номер бордеро и можно открыть соответствующее бордеро.

 

Состояние карточки в любой момент времени можно посмотреть, так же как и в полисе.

Если при печати бордеро необходимо показывать информацию по объектам-рискам, страховая сумма берется из подформы риски.

Бордеро перечисления премий может содержать информацию по следующим статьям:

§  начислено премии к перечислению;

§  начислено возвратов в связи с изменением условий договора;

§  начислено на получения возмещений по делам урегулированию.

Бордеро можно связывать с банковскими документами.

Переданный в перестрахование платеж связывается с расходом.

Возврат перестраховщика и получение возмещений связываются с приходом.

В случае если есть взаимозачет платежей, то необходимо внести два дополнительных банковских документа - "взаимозачет" один на приход и один на расход на одинаковые суммы.

Связь бордеро с банковскими документами выполняется путем связи платежей по карточкам или распоряжениям, которые входят в бордеро с банковскими документами. Поэтому связь можно выполнять как из бордеро, так и из самой карточки или из модуля "Офис->Связь платежей".

Описание последовательности работ при формировании карточек перестрахования и формированию бордеро

Сформировать карточки перестрахования и внести исправления в существующие карточки при наличии изменений в оригинальных договорах страхования.

При необходимости сформировать бордеро премий для перечисления премий перестраховщику за определенный период:

- Создать документ бордеро.

- Вручную либо автоматически добавить необходимые плановые платежи (и фактические, если они не связаны с другими документами бордеро), возвраты по карточкам перестрахования и плановые платежи по распоряжениям на выплату.

При ручном режиме пользователь может искать необходимые платежи по различным критериям.

 

При автоматической связи для перечисления перестраховщику используются режимы:

§  Все плановые платежи за указанный период;

§  платежи по карточкам, у которых есть поступления денег за указанный период.

 

Сумма перечисления перестраховщика определяется следующим образом:

§  Сумма плановых платежей по карточке перестрахования за указанный период;

§  Как часть  (сумма плановой по карточке за указанный период )/ (сумма платежей по оригинальному полису за указанный период) * сумма фактически поступивших за указанный период. После этого определяется перечень плановых платежей по карточке, которые должны попасть в бордеро. При необходимости один из плановых платежей разбивается на две части, одна из них попадает в бордеро, другая нет.

 

После оплаты бордеро - выполнить связь бордеро с платежными документами. Существует возможность автоматически сформировать документы взаимозачета платежей и выполнения их связи с бордеро.

При необходимости сформировать документ взаимозачета и связать с банковским документом.

 

Автоматическое формирование документа взаимозачета возможно только после того, как будут связаны платежи (выплаты или возвраты) с бухгалтерским платежом. После этого, если сумма прихода (выплаты и возвраты) равняется сумме расхода (перечисление перестраховщику) система формирует один документ взаимозачета на приход и один документ на расход на одинаковые суммы и связывает их текущим бордеро.

Перестрахование изменений к полисам

При формировании карточек перестрахования автоматически или вручную отображаются изменения в оригинальных полисах.

Если в первоначальной редакции полис (объект-риск) не попадал под условия генерального договора и не перестраховывался, но после внесения изменений он попадает под его условия, на него создается карточка перестрахования с указанием номера изменений (аддендума), к которому он относиться.

В результате внесения изменений, должна измениться перестраховочная премия (уменьшится или увеличиться).

Автоматический режим передачи в перестрахование

Режим используется в облигаторном перестраховании. Для определения условий передачи в перестрахование необходимо сначала ввести генеральный договор. Код продукта “генеральные договора” – 9978.

В генеральном договоре определяются:

§  Продукты.

§  Группы объектов.

§  Риски.

Необходимо ввести полис переданного перестрахования, как и при ручном режиме передачи в перестрахование. Заполнить нужно только основные данные по полису (1-я вкладка) и номер генерального договора, который содержит условия перестрахования.

Нажать кнопку Перерасчет по полису в верхней части экрана. Будет автоматически сформированы полисы переданного перестрахования с необходимыми объектами и рисками. При необходимости эти данные можно откорректировать.

Порядок заполнения генеральных договоров по перестрахованию для полуавтоматического формирования карточек перестрахования.

1. Заполнить первую вкладку Полис.

2. Перейти на вторую вкладку Перестрахование:

Указать метод перестрахования и вид перестрахования.

Указать в какой валюте необходимо будет формировать карточку перестрахования:

§  В валюте оригинального договора.

§  В указанной валюте.

При указании валюты оригинального договора карточка перестрахования будет сформирована в тех же валютах премии и ответственности, которые указаны в оригинальном договоре страхования (перестрахования).

При указании определенной валюты договора карточка перестрахования будет сформирована в указанной валюте, т.е. сумма переданной ответственности и премии будут переведены в данную валюту.

Значение курса валют будет вычислено на дату формирования карточки перестрахования.

После этого, необходимо указать какие риски и по каким страховым продуктам будут обрабатываться при формировании карточек перестрахования.

Общие поля для всех видов перестрахования:

1. Добавить/Удалить  значение "+" / "-" обозначает что описанное правило добавляет (риски будут обрабатываться для передачи) или  удаляет (риски исключаются из обработки) риски для обработки. Обязательно для заполнения.

2. Страховой продукт – указывает, по каким страховым продуктам будет применяться данное правило. Обязательно для заполнения. Возможно указание значения 0 (ноль), что обозначает обработку всех страховых продуктов.

3. Риск - указывает, по каким страховым продуктам будет применяться данное правило. Обязательно для заполнения.  Указание значения "-" (минус) обозначает обработку всех рисков.

4. Группа объектов - перечисление групп застрахованных объектов, к которым будет применяться данное правило. Номер группы объекта можно посмотреть в меню Объекты (число стоящее слева от названия объекта) 0 - обозначает клиентов.

Пример:

+/-        Продукт         Pиск

+             21                   21          -- обрабатывать  риски с кодом 21 по 21 продукту

+              0                    22          -- обрабатывать риски с кодом 22 по всем продуктам

+              0                      -           -- обрабатывать все риски по всем продуктам

-               0                    12-1       -- исключить из обработки риск 12-1 по все продуктам

 

По группам объектов:

0123  - будут обрабатываться только застрахованные объекты Клиенты, Наземный транспорт, Грузы, Имущество;

0123456789   - все группы объектов;

Поля, зависимые от вида перестрахования:

Квотное перестрахование:

1. Лимит Перестраховщика - указывается максимальное удержание перестраховщика в определенной валюте. Обязательно для заполнения. 

2.Ответственность - условия передачи ответственности перестраховщику, возможны варианты:

§  В процентах от оригинальной страховой суммы;

§  Как фиксированная сумма.

Обязательно для заполнения. Если указанна сумма, то валюта суммы определяется по валюте генерального договора.

3. Нетто - тариф - условия вычисления нетто премии. Возможны варианты:

§  В процентах от оригинального тарифа;

§  Как фиксированная сумма;

§  В процентах от страховой суммы (в процентах от переданной ответственности).

Примеры их использования:

1. В процентах от оригинальной страховой суммы - наиболее часто используемый режим, переданная сумма вычисляется как процент от оригинальной страховой сумы по риску.

2. Фиксированная сумма - используется в тех случаях, когда необходимо жестко зафиксировать сумму переданной ответственности.

Вычисление нетто-премии:

1. В процентах от страховой суммы (в процентах от переданной страховой суммы).

Этот режим будет работать корректно только в том случае, если указанный

процент будет заведомо ниже, чем оригинальный тариф по договору. При таком

режиме перестрахования, компания получает переменную комиссию "чем больше

получено с клиента тем больше осталось у компании". Это можно применять на

массовых полисах, у которых рамки тарифа четко ограничены.

2. Режим с фиксированными  суммами ответственности и премии можно применять

при однотипных мелких полисах и платежах - где ведение расчетов приводит к

ошибкам округления. И необходимо четко указать что с каждого полиса перестраховщику идет определенная сумма - которую процентом никак не выразишь. Но и в этом случае необходимо четко понимать ( а это должно быть описано в договоре между страховыми компаниями ) что возможны варианты превышения нетто-премии над брутто премией.

Данная ошибка приводит к формированию записи в протокол и неперестрахованию указанного риска.

3. В % от оригинального тарифа - наиболее часто используемый режим.

В данном режиме вычисляется брутто премия и по указанному проценту вычисляется нетто-премия. Разница между ними и есть комиссия.

СОСТРАХОВАНИЕ

Учет сострахования осуществляется аналогично договорам страхования. Отличие состоит в том, что при внесении договора сострахования необходимо указать перечень состраховщиков с долями их ответственности, а ответственность, указываемая при внесении полиса должна быть той частью, которую принимает на себя страховщик.  Это же справедливо и для ответственности по объектам и рискам. Размер премии также должен соответствовать той части, которую получает страховая компания.

СВЯЗЬ ПЛАТЕЖЕЙ

Ö       Банковская выписка

Ö       Связь платежей

Ö       Разрыв связи

(!) Необходимо знать такие разделы: ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ, ОПИСАНИЕ ИНТЕРФЕЙСА, СЕРВИСНЫЕ РЕЖИМЫ, КЛИЕНТЫ И ОБЪЕКТЫ.

БАНКОВСКАЯ ВЫПИСКА

Работа с банковской выпиской осуществляется в режиме Офис – БАНКОВСКАЯ ВЫПИСКА.

В системе организована связь платежей по полисам с бухгалтерскими платежами. Для этого в информационную систему вносится банковская выписка. Банковская выписка импортируется из бухгалтерской программы, из файла системы клиент-банк или заполняется вручную.

Банковская выписка должна четко и своевременно (каждый день) вводиться ответственным за это лицом

Заполнение банковской выписки

Варианты заполнения банковской выписки

Работа с банковской выпиской осуществляется из модуля Офис, кнопка Банковская выписка.

Существует два варианта заполнения банковской выписки: полуавтоматический и ручной режим.

Полуавтоматический режим

Обмен данными – импорт-> - импорт банковских выписок. Поместить файл в предложенную папку (путь и имя файла настраивается в сценарии и нажать кнопку «Импорт».  Путь указан относительно сервера.

Ручной режим

Ввести вручную все страховые платежи в банковскую выписку.

Дополнительная идентификация данных

Кроме данных, которые помещаются в самой банковской выписке, желательно осуществить идентификацию плательщика/получателя и подразделение, которому предназначен этот платеж.  При этом в дальнейшем упрощается связь платежей.

В момент заполнения банковской выписки, если плательщика/ получателя нет в реестре клиентов, его необходимо добавить.  Ввод и корректировку расчетных счетов страховщика осуществляет ответственный за банковскую выписку. Если подразделение не указывать - платеж будет доступен всем подразделениям.

В момент заполнения банковской выписки должен быть заполнен справочник документов на оплату.

Выделение страховых платежей

Данный раздел используется в  случаях разделения страховых и не страховых платежей в InsCom.

В банковской выписке InsCom содержатся данные о платежах по страхованию. При импорте платежей данные должны быть подготовлены таким образом, чтобы в них присутствовали только страховые платежи.

При импорте из источников, где страховые платежи не разделены и их нужно разделять в страховом блоке используется дополнительная общая банковская выписка (вызывается из банковской выписки нажатием кнопки «общая банковская выписка»). Первоначальный импорт (должна быть настройка импорта на данную банковскую выписку) или ввод данных осуществляется в нее. Все импортированные записи помечены как "не определенные". Для переноса записей в банковскую выписку InsCom необходимо в форме просмотра отобрать не обработанные записи (с помощью параметров категория учета и признак обработки). В каждой из отобранных записей, необходимо указать категорию учета – для переноса в страховой блок или другие значения, например: депозитный вклад, проценты и т.д.

После этого необходимо выполнить процедуру переноса в страховой блок нажатием кнопки Перенести обработанные записи для страхового учета. Записи по страховым платежам будут перенесены в банковскую выписку и удалены из общей банковской выписки.

СВЯЗЬ ПЛАТЕЖЕЙ

Интерфейс связи всех платежей

Связь можно осуществить двумя способами. Первой способ описан в разделе ПОЛИСЫ и позволяет осуществить связь платежей непосредственно из полиса.

Рассмотрим режим, который позволяет осуществлять связь платежей по разным продуктам  в одном интерфейсе, а также осуществлять групповую связь платежей.

Связь платежей осуществляется в режиме Офис - СВЯЗЬ ПЛАТЕЖЕЙ. При этом открывается форма Связь платежей, в верхней части которой в виде таблицы отображены платежи банковской выписки,  а в нижней – плановые платежи по полисам.

Поиск необходимых платежей

Рассмотрим процесс поиска необходимых платежей.

Форма имеет возможности отбора данных, а также режимы привязки страховых платежей к платежам банковской выписки.

При изменении любых параметров данные не будут обновлены, пока не будет нажата кнопка Обновление данных. Для отображения платежей по всем подразделениям нужно указать “-“ в коде подразделения.

Связь платежей

Последовательность действий для связи одного платежа:

§  Отобрать необходимые данные на форме;

§  указать необходимый бухгалтерский платеж (верхняя часть экрана);

§  нажать кнопку Связать платеж  в соответствующей строке платежей по полисам (нижняя часть экрана).

Появится вспомогательная форма, в которой можно откорректировать сумму, зачисленную на полис.

Последовательность действий для групповой связи:

§  В нижней части экрана с помощью полей поиска необходимо отобрать нужные страховые платежи;

§  нажать кнопку Связать все.

Появится промежуточная форма, которая позволяет:

§  связать поочередно каждый платеж с возможностью корректировки сумм и пропусков;

§  указав пометку Без подтверждения, связать все отобранные платежи с платежом банковской выписки.

В операциях связи с бухгалтерией используется одна валюта – национальная.

Учет удержаний

Если в банковской выписке сумма  с вычетом банковской комиссии или комиссии агентов, то остатки по полису всегда необходимо связывать с дополнительно введенными в банковскую выписку «фиктивными» платежами (удержание банка, комиссия посредников…).

Формирование «фиктивных платежей» можно производить вручную, с помощью специально созданных сервисных программ или связывать

Для однозначного формирования платежей взаимозачета необходимо обеспечить, чтобы каждая сумма - будь-то комиссия или другие удержания, были подкреплены соответствующим документом.  Этот документ и является основанием для формирования платежа взаимозачета.

В целях упрощения связывания данных платежей можно ввести в банковскую выписку один общий «фиктивный платеж» (например, за месяц) и связывать с ним все полисы.

Разрыв связи

В случае ошибочной связи ее можно разорвать. Для этого необходимо:

§  перейти на вкладку Связанные платежи;

§  нажать напротив платежа кнопку Разорвать связь.

Нажав кнопку Полис, можно просмотреть информацию по полису, который содержит указанный платеж.

(!) Каждый плановый платеж по полису необходимо связывать с платежом банковской выписки.

УРЕГУЛИРОВАНИЕ        

Ö       Регистрация заявления о страховом случае

Ö       Регистрация дела по страховому случаю

Ö       Регистрация претензии

Ö       Учет пострадавших объектов и рисков по ним

Ö       Заполнение оценки убытков по пострадавшим объектам (определение заявленных убытков)

Ö       Учет расходов на ведение дела

Ö       Учет резерва по страховому  случаю

Ö       Заполнение перечня необходимых документов

Ö       Формирование страхового акта (принятие решения о выплате) или отказа от выплаты

Ö       Формирование плана выплат

Ö       Регистрация резервов убытков

Ö       Открытие регрессного дела

Ö       Связь с банковской выпиской

Ö       Закрытие дела

(!) Необходимо знать разделы: ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ, ОПИСАНИЕ ИНТЕРФЕЙСА, СЕРВИСНЫЕ РЕЖИМЫ,  КЛИЕНТЫ И ОБЪЕКТЫ.

РЕГИСТРАЦИЯ УРЕГУЛИРОВАНИЯ УБЫТКОВ

Регистрация заявления о страховом случае

Урегулирование убытков осуществляется в режиме Документы - УРЕГУЛИРОВАНИЕ УБЫТКОВ_> Регистрация

Каждое заявление о страховом случае регистрируется в InsCom. Если случай является страховым – в поле статус  указывается - дело с указанием даты открытия дела.

Дело остается в состоянии открыто до завершения всех действий над ним, после чего принимается решения о закрытии дела - перевод в статус закрыто.

В случае отказа от выплаты дело переводится в статус отказ.

(!) Заполняется во время регистрации заявления о страховом случае.

(!) Значение параметров изменяется в процессе работы по делу.

Регистрация дела по страховому случаю

Поменять статус «заявление» на статус «дело». (если случай не страховой – поставить  состояние «закрыто»).

Для регистрации дела по страховому случаю необходимо внести регистрационный номер (уникальный в рамках InsCom) и заполнить основные данные по регистрации страхового случая.

(!) Необходимо, чтобы полис, по которому осуществляется урегулирование  убытков был занесен в систему.

Если номер полиса неизвестен, необходимо осуществить его поиск по различным критериям (данные полиса, страхователя, объекта), нажав кнопку Справочник возле поля для ввода номера полиса.

Вносится претензия. По каждому делу можно учитывать ввести одну или любое количество претензий на возмещение. В абсолютном большинстве случаев используется одна претензия по делу.

Регистрация претензии

На закладке «Дело» нажать клавишу «Добавить претензию».

Для редактирования данных претензии необходимо перейти к форме «Редактирование претензии», нажав клавишу «Редактирование» в строке, напротив претензии.

Предварительно должны быть заполнены обязательные поля закладки «Дело».

Регистрация претензии.

(!) Претензия регистрируется после заполнения обязательных полей закладки «Дело».

(!) Количество претензий по делу неограниченно.

(!) По указанной претензии регистрируются данные основных разделов дела.

Учет пострадавших объектов и рисков по ним

Для каждой претензии необходимо указать перечень пострадавших объектов с указанием рисков, по которым наступил страховой случай.

По каждому объекту и риску необходимо ввести сумму оценки убытков с помощью кнопки Оценка убытков в колонке Оценка. Оценку необходимо вводить в момент регистрации дела, т.к. сумма оценки соответствует сумме заявленных убытков, необходимых для анализа и отчетности.

Отказ (кнопка Отказ) регистрируется при принятии решения об отказе в выплате.

Отказ регистрируется по указанному объекту и риску, а так же (дополнительно) может быть зарегистрирован на уровне претензии (путём указании соответствующего статуса претензии). При принятии решения об отказе по делу в целом, отказ дополнительно регистрируется на уровне дела (путём указания соответствующего состояния дела).

(!) Объекты и риски регистрируются по указанной претензии, по мере поступления информации.

(!) Количество записей по объектам и рискам по одной претензии неограниченно.

Заполнение оценки убытков по пострадавшим объектам (определение заявленных убытков)

Предварительно на закладке Объекты и риски должны быть указаны объекты и риски.

Нажать кнопку Добавить оценку. Оценка будет добавлена для отмеченного объекта.

В форме Оценка убытков необходимо заполнить данные по оценке и состав оценки убытков.

(!) Состав оценки убытков (закладка «Объекты и риски», подформа «Составляющие оценки убытков»)

(!) Состав оценки регистрируется по указанной оценке, по мере поступления информации (проведении оценки).

В нижней части экрана можно  указать состав оценки с описанием затрат.

Оценок может быть несколько, у каждой оценки есть дата оценки.

(!) Оценки регистрируются по указанным, объектам и рискам, по мере поступления информации (проведении оценки).

(!) Количество оценок по одному объекту и риску неограниченно.

(!) Все оценки рекомендуется регистрировать отдельными записями, с указанием даты оценки и других параметров.

(!) Принятой считается последняя оценка (оценка с максимальной датой).

(!) В форме редактирования оценки, предусмотрена возможность принять оценку выборочно. 

(!) Регистрации оценок, состава оценок может корректироваться в процессе работы с делом, до принятия окончательной («принятой») оценки.

Учет расходов на ведение дела

Расходы на урегулирование (или не страховые выплаты) учитываются в составе оценки со статусом расходы на ВД.

Учет резерва по страховому случаю

Регистрация резервов может быть выполнена и до регистрации объектов и рисков, может корректироваться в процессе работы с делом.

Резерв по страховому случаю учитывается в подформе Резерв убытков в разрезе объект-риск. Резерв может меняться во времени как в силу изменения данных по убытку, так и при осуществлении страховых выплат. Поле Дата определяет дату, на которую определен резерв.

Данные представлены с разбивкой по претензии, объекту и риску. Объект и риск при указании резерва убытка на вкладке Резерв убытков в разрезе объект-риск должен соответствовать объекту и риску из вкладки Объекты и риски.

Резерв убытков заполняется при регистрации дела после заполнения информации по пострадавшим объектам и рискам специалистом на основании собственных статистических данных по аналогичным случаям, заявленных убытков, оценок убытков.

Заполнение перечня необходимых документов

Регистрация документов может быть выполнена и до регистрации объектов и рисков, может корректироваться в процессе работы с делом.

На закладке «Документы» заполнить поля в подформе «Документы по урегулированию». Список необходимых документов может быть сформирован автоматически (кнопка «Сформировать перечень необходимых документов», алгоритм отдельно настраивается для варианта урегулирования).

Для регистрации документов по объектам и рискам, должна быть заполнена информация по объектам и рискам на закладке «Объекты и риски».

(!) Документы регистрируются по указанной претензии, по мере поступления информации.

(!) Список документов может быть сформирован автоматически.

(!) Для каждого документа возможно указать объект и риск, по которому он зарегистрирован.

Формирование страхового акта (принятие решения о выплате) или отказа от выплаты

На закладке Документы заполнить поля в подформе Акты.

Указать оценки, по которым зарегистрирован акт (кнопка Выбрать оценки), при этом по страховому акту автоматически проставится сумма. Без выбора оценок данные об акте в отчеты на попадут.

Страховой акт заполняется при принятии решения о выплате и определения суммы выплаты. Сумма выплаты в страховом акте трактуется как страховая выплата. Дата страхового акта трактуется как дата выплаты и период начисления выплаты.

Распоряжение на выплату (устаревший режим)

Этот режим используется в случаях, когда нужно сообщить в бухгалтерию о необходимости выплаты помимо передачи страхового акта (например, страховой акт для этих целей не используется). Регистрация распоряжения - на закладке Объекты и риски нажать кнопку Распоряжение. Распоряжения регистрируются по мере необходимости и могут быть сформированы как по указанному объекту и риску, так и по делу в целом.

(!) Страховой акт регистрируется по результатам принятых оценок.

(!) Страховой акт может быть составлен по одной или нескольким оценкам (перечень оценок, по которым составлен акт, фиксируется путём выбора из списка существующих оценок по указанной претензии).

Формирование плана выплат

На закладке Платежи заполнить поля в подформе Платежи.

План платежей может быть сформирован автоматически (кнопка «План проплат»).

Дополнительно может быть указан номер акта и номер распоряжения, по которому зарегистрирован платёж.

После определения суммы выплаты (составления страхового акта) определяется план (график) выплат. Плановые суммы и даты отображаются на подформе Выплаты. Выплаты переходят в состояние фактических после связи с бухгалтерией.

(!) Платежи регистрируются после регистрации страхового акта.

(!) В платежах указываются объект и риск, номер страхового акта, дополнительно может быть указан номер распоряжения.

(!) План платежей может быть сформирован автоматически (кнопка «План проплат»).

(!) По факту осуществления платежа, платеж связывается с банковской выпиской (кнопка «Связать с бухгалтерией»).

Регистрация резервов  убытков

На закладке Платежи заполнить поля в подформе Резерв убытков.

Предварительно должна быть сформирована претензия.

При регистрации резервов по указанному объекту и риску, предварительно необходимо выполнить регистрацию объектов и рисков на закладке Объекты и риски.

(!) Резерв убытков регистрируется по мере поступления информации, по указанной претензии.

(!) Резерв убытков может быть зарегистрирован по указанному объекту и риску.

(!) Изменения размера резерва убытков фиксируются путём внесения новых записей, с указанием даты резерва и прочих параметров.

Открытие регрессного дела

На закладке Регресс дела по урегулированию убытка отображается список введенных регрессных дел, которые связаны с текущим делом по убыткам, с возможностью перейти к форме регрессного дела.

При принятии решения о выставлении регрессного требования открывается дело по регрессу. Это дело может иметь свой собственный номер, может повторять номер дела по урегулированию.

Регрессные дела вводятся в отдельном разделе «Регресс».

(!) Регрессные дела регистрируются в отдельном разделе регистрации регрессных дел.

(!) Предусмотрена возможность перехода к форме регрессного дела с формы дела по урегулированию убытков.

Связь с банковской выпиской

Связь  с банковской выпиской осуществляется аналогично связи платежей по полисам с банковской выпиской.

(!) Данные по выплатам в банковскую выписку попадают из бухгалтерской программы с помощью импорта, либо заносятся вручную в режиме банковская выписка.

Закрытие дела

Принятие решения о закрытии дела индивидуально для каждой компании. При закрытии дела суммы по всем суммам должно быть принято решение об оплате либо отказе. При необходимости заполнить поля на закладке Дополнительно.

При отказе в выплате (при принятии решения об отказе в осуществлении страховой выплаты) и отсутствии прочих объектов и рисков в деле, по которым процесс урегулирования убытков не завершен так же можно закрыть дело.


ОТЧЕТЫ

Ö       Создание отчетов

Ö       Поиск и запуск отчета

Ö       Быстрый способ запуска отчета

(!) Необходимо знать такие разделы: ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ, ОПИСАНИЕ ИНТЕРФЕЙСА

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Поиск и запуск отчета

Запуск отчетов осуществляется в режиме Отчеты – ОТЧЕТЫ.  При запуске отчета всегда появляется форма параметров.

Отчет можно просматривать на экране, печатать на принтере или сохранять во внешнем файле.

(!) Если нужно распечатать отчет без необходимости корректирования параметров принтера (выбор принтера и т.п.) то используйте значок принтера на панели отчета. Иначе используйте Файл | Печать.

Для некоторых отчетов на форму параметров выведены кнопки сохранения в формате snapshot и пересылки по электронной почте.

Окно Отчетные документы содержит перечень  всех отчетов InsCom. Существует переключатель, который позволяет выбирать отчеты с выбором продукта или без выбора. Отчеты без выбора продукта не привязаны к определенному продукту и содержат общую информацию. Отчеты с выбором продукта запускаются для одного или нескольких четко определенных продуктов и включают в себя данные только по ним.

(!) Отчеты можно искать по вхождению фрагмента текста в название или методику.

Методика открывается по кнопке Описание отчета. Могут использоваться различные типы отчетов, например: стандартные отчеты, слияние с MS Word; слияние с MS Excel.

Быстрый способ запуска отчета

Существует быстрый способ запуска отчетов. При этом достаточно указать идентификатор отчета и нажать Запуск.

Запустится отчет, идентификатор которого указан в поле Идентификатор отчета.

Следует помнить, что, если отчет запускается по одному продукту, то продукт должен быть указан корректно. Если отчет не привязан к конкретному продукту, то указанный продукт игнорируется.

 

ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА ВИДОВ СТРАХОВАНИЯ

СТРАХОВАНИЕ ЭКИПАЖА АВИАЦИОННЫХ СУДОВ

§  Объект страхования – группа “Экипаж борта с №__”.

§  Страхователь - юридическое лицо, собственник группы.

§  Самолет вводится в группу воздушного транспорта и связывается с помощью отношений с экипажем.

ЛИЧНОЕ СТРАХОВАНИЕ

§  Объект - физическое лицо или группа.

§  Программы страхования подлежат учету как риски.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПЕРЕД 3-МИ ЛИЦАМИ

§  Объект - физическое лицо или объект, с которым связана ответственность.

СТРАХОВАНИЕ ФИНАНСОВЫХ РИСКОВ

§  Объект - договор.

§  Риск – невыполнение условий сделки.

УЧЕТ ГЕНЕРАЛЬНЫХ ДОГОВОРОВ

§  Генеральные договора вводятся аналогично полисам. Код продукта при этом «9978» - Генеральные договора.

§  При вводе полисов по генеральным договорам в поле «Генеральный договор» необходимо указывать номер генерального договора.